L’essentiel
Le Push et la Validation sont deux actions destinées à transmettre des documents à des utilisateurs, qu’ils disposent ou non de comptes Phraseanet.
Le Push sert à pousser des documents vers ces utilisateurs, la Validation est destinée à collecter des avis consultatifs d’utilisateurs sur des médias.
Un Gestionnaire de listes de liste permet de constituer des listes d’envoi pour répondre à des envois répétitifs vers de mêmes destinataires.
Le Push est une soumission de documents dans Phraseanet Lightbox. Contrairement à l’envoi par email proposé par les fonctionnalités d’export, le Push ne transmet pas physiquement les documents. Il notifie dans l’interface Production, alerte par email et met à la disposition des utilisateurs des sélections de médias provenant de paniers qu’ ils peuvent consulter et éventuellement télécharger.
Pour ce faire, inscrire leurs noms, prénoms ou adresses email dans le champ de formulaire proposé en haut à gauche de l’interface. Un dispositif d’auto-complétion entre en action dès la saisie du troisième caractère afin de faciliter la recherche d’utilisateurs. Une fois l’utilisateur Phraseanet repéré dans la liste d’utilisateurs proposés, cliquer sur son nom pour l’ajouter à la liste d’envoi. Cela a pour effet d’ajouter l’utilisateur dans la zone des destinataires de l’ envoi.
Pour ajouter un ou plusieurs utilisateurs non enregistrés dans une solution Phraseanet à une liste d’envoi, cliquer sur le lien Ajouter un utilisateur. Un formulaire d’ajout d’utilisateur simplifié s’affiche. Renseigner au minimum les champs obligatoires signalés par des astérisques puis cliquer sur le bouton “Ajouter”. Cela a pour effet d’ajouter le contact crée dans la zone des destinataires de l’envoi tout en créant un compte à son nom dans le système Phraseanet.
Note
Les utilisateurs listés dans la zone des destinataires de l’envoi peuvent être regroupés et sauvegardés dans des listes d’envoi pour une réutilisation ultérieure. Pour sauvegarder une liste d’envoi, renseigner le champ de formulaire situé à gauche de la zone des destinataires de l’envoi puis l’enregistrer en cliquant sur l’icône :
La liste créée est alors affichée dans la zone des listes d’envoi. Les fonctionnalités relatives aux listes d’envoi sont décrites plus après, dans la section dédiée au Gestionnaire de listes.
Avertissement
Pour pouvoir créer des utilisateurs à partir des Push et Validations, l’utilisateur doit disposer des droits de gestion d’ utilisateurs nécessaires.
Pour conférer des droits spécifiques de téléchargement haute définition (ou Grant rights) sur les documents poussés aux utilisateurs figurants dans la liste d’envoi, deux méthodes sont proposées:
Ou:
Un formulaire permet de donner un nom et une description conviviale à l’envoi et même réclamer un accusé réception de l’email envoyé si cette fonctionnalité est supportée par le serveur d’emails des destinataires.
Le mode opératoire est quasi identique à l’envoi d’un Push. Il ne diffère que par l’attribution de privilèges supplémentaires ou optionnels.
L’élévation des droits supplémentaires (les Grant rights) fonctionne de la même manière que pour le Push. Les droits qu’il est possible de déléguer sont plus étoffés.
En plus du Téléchargement en haute définition, il est possible de permettre aux destinataires de contribuer à la demande de Validation, l’option par défaut.
Pour activer ou désactiver cette option, cliquer sur le bouton Contribuer ou sur l’icône
Le bouton Voir les autres et son icône associée
permet à un destinataire de visualiser les avis et commentaires émis par les autres destinataires de la demande de Validation.
Pour valider et transmettre une demande de Validation, cliquer sur le bouton Envoyer. Un formulaire permet de paramétrer la durée de validité de la demande de Validation et de lui donner un nom et une description conviviale, des éléments repris dans l’email reçu par les destinataires. De même, pour réclamer un accusé réception de la demande de Validation, cocher la case prévue à cet effet si le serveur d’email du destinataire en tient compte.
Push et Validation sont notifiés de deux façons :
Chaque modes de notification présente un lien permettant l’affichage dans Phraseanet Lightbox. Les Push et de les Validations reçus sont regroupés dans le module Phraseanet Lightbox, une interface de consultation collaborative.
L’essentiel
Le Gestionnaire de listes permet de mettre en place et d’administrer des listes de destinataires pour la diffusion de Push et de Validation dans Phraseanet Lightbox. Il devient ainsi encore plus simple de diffuser des médias ou de demander de les apprécier dans Phraseanet.
Le Gestionnaire de listes est accessible à partir des fenêtres de Push et de Validation du module production de l’application Phraseanet : Cliquer sur le lien Gestionnaire de listes situé à gauche de la zone des destinataires d’envoi.
Pour créer une nouvelle liste dans le Gestionnaire de listes, cliquer sur le lien Ajouter.
Note
Un dispositif de recherche et de filtres permet de limiter l’affichage des utilisateurs par leurs identifiants, noms ou prénom, activité, société… etc.
Pour partager les listes d’envoi avec d’autres utilisateurs Phraseanet et leurs attribuer des droits d’utilisation, de gestion ou d’administration, afficher la liste à partager en la sélectionnant dans la zone de liste.
Pour partager la liste avec un utilisateur Phraseanet, chercher le par son nom, prénom, son identifiant ou adresse email dans le formulaire de recherche. Un dispositif d’auto-complétion facilite cette recherche.
Une fois l’utilisateur repéré, l’ajouter au partage en cliquant sur son étiquette de présentation. Son nom s’ajoute à la liste des utilisateurs Phraseanet partageant cette liste d’envoi.
Par défaut, les droits de partage attribués correspondent à un niveau dit d’accès.
Ces droits de partage sont modifiables via la liste déroulante figurant sur l’étiquette de l’utilisateur.
Pour supprimer une liste d’envoi, l’afficher en la sélectionnant dans la liste des listes d’envoi puis cliquer sur le bouton Supprimer situé en haut à droite de l’interface. Une fenêtre de contrôle demande alors de confirmer la suppression. Cliquer sur Ok pour supprimer définitivement cette liste.
Note
Si le nom de la liste supprimée figure toujours dans la liste des listes d’envoi, cliquer sur le lien Rafraîchir situé à gauche de l’ interface.
Si le nom de la liste supprimée figure toujours dans la liste des listes d’envoi, cliquer sur le lien Rafraîchir situé à gauche de l’ interface.