L’essentiel
L’action Editer permet d’éditer les notices descriptives des documents et reportages d’une même base.
Les notices sont éditables à l’unité, en lots et sous lots à partir des documents et des reportages sélectionnés dans la zone d’affichage ou dans la zone de travail.
Sélectionner un ou plusieurs enregistrements dans la zone d’affichage ou dans un panier ou reportage ouvert dans la zone de travail puis cliquer sur l’un des boutons d’action Editer pour ouvrir le formulaire d’édition.
La fenêtre est découpée en trois zones :
Par défaut, tous les enregistrements sont sélectionnés.
Les champs dont les contenus documentaires sont identiques pour tous les documents sélectionnés apparaissent en clair.
Les champs dont les contenus sont hétérogènes apparaissent avec des xxxxx en orange.
Il est possible de désélectionner ou sélectionner les documents dans la barre de défilement de la même façon que dans la zone d’affichage.
Voir aussi
Se reporter à la section consacrée aux sélections dans la zone d’affichage
Cette possibilité de sélection en lots et en sous-lots permet de renseigner des informations communes à des médias et gagner ainsi en productivité.
Pour passer d’un champ à un autre, utiliser sur la touche de tabulation du clavier
Aucun ajout ou modification dans les notices n’est pris en compte tant que l’utilisateur n’a pas cliqué sur le bouton Valider.
Pour annuler les modifications en cours, cliquer sur Annuler ou appuyer sur la touche Echap pour quitter le formulaire d’édition.
Si le champ édité contient des informations hétérogènes, choisir si les informations saisies doivent remplacer ou s’ajouter au champ.
Les termes ou expressions déjà présents dans les notices des enregistrements sélectionnés sont tous affichés dans le champ. En blanc, ceux présents dans toutes les notices, en orange ceux présents dans au moins une des notices.
Pour ajouter ou supprimer un terme descripteur figurant dans la liste des termes utilisés à d’autres notices d’enregistrements sélectionnés :
Un champ de type date obéit à un format normalisé. Il est nécessaire de respecter les règles de saisie.
Sélectionner le ou les enregistrements pour lesquels la date doit être ajoutée ou modifiée.
Ou bien,
Les champs documentaires liés à des sources de données bénéficient d’un dispositif d’auto-complétion. L’auto-complétion permet de sélectionner des valeurs issues d’une liste d’autorité. Le dispositif est cependant ouvert : la saisie de termes non présents dans la source de vocabulaire reste possible.
Placé sur un champ lié à une source de données, ...
Sous réserve qu’un thésaurus soit déployé sur la base à laquelle appartiennent les enregistrements en cours d’édition, l’onglet Thésaurus permet d’indexer rapidement à partir de termes contenus dans le thésaurus. La saisie est assistée pour les champs qui sont liés à des branches de thésaurus.
Note
Il est possible de parcourir l’arbre du thésaurus pour chercher et sélectionner des termes souhaité. Cliquer sur les symboles plus et moins qui se trouvent devant les termes du thésaurus.
Une liste de valeurs suggérées apparaît sous la forme d’un menu contextuel dans la fenêtre de gauche listant les champs éditables de la structure documentaire de la base.
Voir aussi
Se reporter à la section consacrée au paramétrage des valeurs suggérées dans l’interface Admin
Note
Pour cumuler des valeurs suggérées dans un champ, sélectionner les valeurs dans la liste en appuyant sur la touche “Ctrl” ou “Cmd” du clavier.
Cliquer sur la rubrique Status dans la liste des champs pour éditer les status des enregistrements sélectionnés.
L’onglet Presse Papier dans la zone des onglets d’assistance permet de copier et de coller des termes ou des expressions à utiliser dans les notices.
L’onglet permet de chercher et de remplacer des termes ou expressions contenus dans les notices d’enregistrements en cours d’édition.
L’onglet permet de créer et d’appliquer des modèles de description à des notices d’enregistrements.
Un modèle se créé à partir d’une notice en cours d’édition.
Note
Si plusieurs enregistrements sont sélectionnés, le modèle ne tient compte que des champs dont les contenus sont homogènes.
Note
Un modèle est la propriété de l’utilisateur qui l’a créé, il ne peut être utilisé que par lui.
Reportages et documents partagent la même structure de notices documentaires. Les reportages s’éditent de la même façon que les documents et deux particularités sont à signaler.
L’édition de reportages présente les notices des reportages sélectionnés et les notices de leurs contenus.
Les reportages et leurs contenus sont sélectionnés par défaut. La saisie peut s’appliquer à la notice des reportages et aux notices des documents qu’ils contiennent.
Par défaut les reportages sont représentés un dossier. Il est possible de leur attribuer la vignette d’un document lors de l’édition.
Dans la barre de défilement des documents du reportage...
Note
Jusqu’en version 3.8.5, seules les vignettes des documents de type image pouvaient être attribuées aux reportages.