L’essentiel
Une application Phraseanet est organisée en bases et en collections. A chacune des bases correspond une structure documentaire paramétrable, les collections pouvant être assimilées à des sous ensembles d’une base.
Cliquer sur une base pour afficher son état.
Cet écran montre l’état d’indexation de la base et permet des actions dont :
Système multibases, chacune des bases d’une solution Phraseanet est finement paramétrable. Pour ce faire, cliquer sur l’icône +.
La rubrique affiche la structure documentaire de la base sélectionnée sous la forme d’un fichier XML éditable.
Il est rare de devoir manipuler le paramétrage d’une base par cette interface. Utilisez les interfaces Champs, Sous définition ou Réglage des Status.
Champ permet de définir et d’éditer la structure documentaire d’une base au moyen de formulaires dans une interface graphique.
Les champs de la structure documentaire sont définis par des propriétés paramétrables :
Note
Les types de champs sont liés au moteur Phrasea. Se reporter aux explications relatives au typage des champs dans la FAQ.
Pour déclarer une facette pour un champ :
Note
D’une manière générale, et à l’exception des changements de labels, les opérations sur le structure documentaire, implique de recréer et de reconstruire les index Elasticsearch.
Se reporter aux opérations sur les index.
L’opération “populate” peut, en fonction du volume du fonds archivé, prendre plusieurs heures.
La rubrique Sous définition permet l’ajout et l’édition les sous définitions des médias intégrés dans Phraseanet.
Les natures des sous définitions dépendent des documents originaux intégrés. Le tableau ci-dessous liste des exemples de sous définitions fabriquées par l’application.
| Nature du média original | Nature de la sous définition | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Image de type Jpeg, psd, gif, png... | Sous définition au format Jpeg, Png ou Tiff (paramétrable) | ||||
| Vidéo Mpeg, Avi, Mov... | Sous définition au format Mpeg4, Jpeg ou Gif | ||||
| Document sonore de type Wav, Mp3... | Sous définition au format Mp3 ou Jpeg | ||||
| Document bureautique Pdf, Word... | Animation Flash (Swf) ou Jpeg | ||||
Avertissement
Les sous définitions thumbnail et preview sont indispensables. Elles sont utilisées dans les interfaces Phraseanet pour afficher les vignettes et images de choix des médias.
Les status permettent d’indiquer des états sur des documents et d’introduire des limitations d’accès aux enregistrements à des utilisateurs indépendamment de la notion de collection. Liés à la structure documentaire d’une base, il est possible d’intégrer jusqu’à 28 status.
Les conditions générales d’utilisation sont proposées aux utilisateurs lors de l’inscription, lors d’une première connexion ou lors de modification de celles-ci.
Par défaut, les collections sont affichées dans Phraseanet par ordre de création. Il est possible d’altérer cette ordre.
Les collections sont des sous ensembles d’une base dont elles partagent le paramétrage. La mise en place de collections répond à des besoins de segmentation d’un fonds documentaire et/ou à l’attribution de droits utilisateurs particuliers sur des fonds.
Pour créer une collection, cliquer sur le titre de la base dans laquelle créer la collection puis cliquer sur Créer une collection.
Indiquer le nom de la collection à créer dans le champ prévu à cet effet puis valider le formulaire.
Note
Lors de la création d’une collection, il est possible d’appliquer (dupliquer) les droits utilisateurs d’une collection existante.
Cliquer sur le titre de la collection pour afficher ses informations.
L’écran donne les informations essentielles sur la collection. Il permet de la renommer, de la désactiver (voir section Activer ou désactiver une collection), de la vider ou de la supprimer.
Cliquer sur Détails pour afficher un inventaire du contenu de la collection.
Le tableau liste les objets composant la collection (enregistrements, documents, sous résolutions, vignettes), les nombres par objet, la taille en méga-octets, la taille en giga-octets.
Pour masquer les détails de la collection, cliquer sur Retour.
Un gestionnaire de commande est un utilisateur disposant d’un droit de réponse aux demandes de téléchargement de documents originaux émises par des utilisateurs ne bénéficiant pas des droits de téléchargements.
Note
Les gestionnaires de commande reçoivent les demandes de téléchargement par notifications dans l’interface Phraseanet et par email.
Pour ajouter un gestionnaire de commande, sur la collection affichée, saisir le nom, prénom ou identifiant de l’utilisateur dans le formulaire d’ajout de gestionnaires. Valider le choix proposé par le dispositif d’auto-complétion.
Pour supprimer un gestionnaire de commande, décocher la case à cocher précédent son nom d’utilisateur puis Valider.
Pour appliquer un marquage sur les documents publiés à partir de Phraseanet sur d’autres sites, sélectionner l’une des trois options proposées dans le groupe de boutons radio.
Ou
Ou
Un formulaire regroupe d’autres actions sur la collection sélectionnée.
Les labels permettent d’attribuer des noms de collections dans chacune des langues d’interface de l’application. Pour définir ou modifier les labels d’une collection, remplir le formulaire puis cliquer sur le bouton Définir les labels.
Par défaut, les collections crées sont activées. Cela signifie qu’elles sont publiées et que les utilisateurs qui y ont accès peuvent parcourir son contenu.
Saisir un nouveau nom de collection puis cliquer Renommer.
Avertissement
Renommer une collection implique la réindexation de la base. Privilégier un changement de label à la place peut être plus judicieux.
Vider une collection a pour effet de supprimer définitivement les enregistrements (documents, sous définitions et notices) d’une collection.
Cette action est définitive et s’applique sur les documents, les sous définitions et les notices.
Cliquer sur Vider la collection pour supprimer les enregistrements d’une collection.
Cliquer sur Supprimer la collection pour supprimer la collection de la base.
Note
Pour être supprimée, la collection doit être vide.
Une collection est personnalisable par un ensemble d’éléments graphiques distinctifs.
Pour ajouter un logo symbolisant la collection :
Utiliser le formulaire proposé pour ajouter un filigrane (ou watermark) personnalisé à appliquer aux sous résolution des documents de la collection.
Note
Le filigrane est appliqué aux documents images visualisés par les utilisateurs disposants de la case No watermark décochée.
Un stamp ajoute un bandeau intégrant un logo et certaines metadonnées à l’export des documents originaux des enregistrements de type image.
La configuration du stamp doit être complétée par l’édition de balises XML dans les préférences de collections.
Les valeurs suggérées sont des menus de choix déroulants qui apparaissent dans le formulaire d’édition. Elles permettent une indexation rapide à partir d’un vocabulaire suggéré. Les valeurs sont éditables par collections et par champs.
Dans la vue graphique, il est possible de trier les valeurs en cliquant sur une valeur affichées.
Pour supprimer une valeur, la sélectionner puis cliquer sur Supprimer.